Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Zusammenhang mit der Website und der Anwendung «Digital Brain» (nachfolgend «Dienst») ist:

Diese Datenschutzerklärung richtet sich nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und der Datenschutzverordnung (DSV). Soweit im Einzelfall die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) anwendbar sein sollte, gelten die nachstehenden Angaben sinngemäss auch als Information nach Art. 13/14 DSGVO.

2. Welche Daten wir bearbeiten

Wir bearbeiten folgende Kategorien von Personendaten:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (ausschliesslich verschlüsselt/gehasht gespeichert), Rolle, Kontostatus, Registrierungsdatum, Zeitpunkt der AGB-Zustimmung.
• Inhaltsdaten: Sämtliche Inhalte, die Sie im Dienst erfassen – Notizen, Links, hochgeladene Dateien (inkl. darin enthaltener Metadaten wie Aufnahmedatum und GPS-Koordinaten von Fotos), Sprachaufnahmen bzw. deren Transkription, Chat-Nachrichten, Tags, Kategorien, Aufgaben sowie die daraus automatisch erzeugten Zusammenfassungen, Verknüpfungen und Suchindizes.
• Nutzungs- und Protokolldaten: Zeitpunkt von Anmeldungen, Exporten und Aktionen, technische Fehlerprotokolle, IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, soweit technisch erforderlich.
• Vertrags- und Zahlungsdaten: Gewähltes Angebot (Abonnement oder Source-Code-Lizenz), Rechnungsadresse, Zahlungsstatus. Zahlungsmittel-Daten werden nicht von uns, sondern ggf. von einem Zahlungsdienstleister bearbeitet.
• Kommunikationsdaten: Inhalte von E-Mails und Anfragen, die Sie an uns richten, inkl. CRM-Notizen zur Kundenbeziehung.

Hinweis: Sie entscheiden selbst, welche Inhalte Sie im Dienst ablegen. Sofern Sie besonders schützenswerte Personendaten (z. B. Gesundheitsdaten) oder Daten Dritter erfassen, sind Sie dafür verantwortlich, dass Sie hierzu berechtigt sind.

3. Zwecke der Bearbeitung

• Bereitstellung, Betrieb und Sicherung des Dienstes inkl. Benutzerkonto, Anmeldung und Zugriffskontrolle.
• Erbringung der Kernfunktionen: Speichern, Durchsuchen, automatisches Zusammenfassen, Verschlagworten, Verknüpfen und Transkribieren Ihrer Inhalte sowie der KI-Chat über Ihre eigene Wissensdatenbank.
• Vertragsabwicklung, Rechnungsstellung, Kundenbetreuung und Support.
• Kommunikation mit Ihnen (Service-Mitteilungen, Antworten auf Anfragen, Informationen zu Produktänderungen).
• Sicherstellung der Informationssicherheit, Missbrauchsverhinderung, Fehleranalyse und Weiterentwicklung des Dienstes.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. Buchführung, Aufbewahrungspflichten) sowie Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen.

4. Rechtsgrundlagen

Nach Schweizer DSG ist die Bearbeitung von Personendaten grundsätzlich zulässig, sofern die Bearbeitungsgrundsätze eingehalten werden. Soweit eine Rechtsgrundlage erforderlich ist, stützen wir uns auf die Erfüllung des Vertrags mit Ihnen, auf Ihre Einwilligung (z. B. bei der Registrierung), auf unsere berechtigten Interessen (sicherer, wirtschaftlicher Betrieb und Weiterentwicklung des Dienstes) sowie auf gesetzliche Pflichten.

5. Einsatz künstlicher Intelligenz (KI)

Zentrale Funktionen des Dienstes beruhen auf KI-Sprachmodellen: automatische Zusammenfassungen, Verschlagwortung, Kategorisierung, Erkennung von Zusammenhängen zwischen Einträgen, semantische Suche, Transkription von Sprachaufnahmen und der Chat mit Ihrer Wissensdatenbank. Hierfür werden die von Ihnen erfassten Inhalte an die unter Ziffer 6 genannten KI-Dienstleister übermittelt und dort verarbeitet.

Vor jeder Übermittlung an einen KI-Dienstleister ersetzen wir automatisch erkannte E-Mail-Adressen, IBAN und AHV-Nummern in Texten durch Platzhalter; die Originalwerte werden erst in der Antwort wieder eingesetzt. Andere Angaben (z. B. Namen) sowie Inhalte von Sprachaufnahmen und Bildern werden dabei nicht ersetzt.

Nach unserem Kenntnisstand und gemäss den vertraglichen Zusicherungen der Dienstleister werden Ihre Inhalte nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet. KI-generierte Ergebnisse können fehlerhaft, unvollständig oder irreführend sein; sie stellen keine Beratung dar und sind von Ihnen eigenverantwortlich zu prüfen.

6. Auftragsbearbeiter und Datenbekanntgabe ins Ausland

Wir setzen für den Betrieb des Dienstes sorgfältig ausgewählte Dienstleister (Auftragsbearbeiter) ein, die Personendaten ausschliesslich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen bearbeiten:

• Abacus.AI (Abacus.AI, Inc., USA): Hosting der Anwendung, Datenbank, Dateispeicher sowie KI-Verarbeitung (Sprachmodelle für Zusammenfassungen, Tags, Chat, Transkription und semantische Suche).
• OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA): Berechnung von Vektoren (Embeddings) für die semantische Suche. Nur wenn die Vektorsuche für Ihr Konto aktiviert ist, werden Textauszüge Ihrer Einträge an OpenAI übermittelt. Gemäss den Bedingungen von OpenAI werden über die API übermittelte Daten nicht zum Training verwendet.
• HubSpot (HubSpot, Inc., USA / HubSpot Ireland Ltd.): CRM-System zur Verwaltung der Kundenbeziehung, Kontaktdaten und Kommunikationsverlauf.
• Google Workspace (Google LLC, USA / Google Ireland Ltd.): E-Mail-Versand und -Empfang für Service- und Supportkommunikation.

OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich): Enthält ein hochgeladenes Foto GPS-Koordinaten, übermitteln wir nur diese Koordinaten an den Dienst Nominatim, um den Ortsnamen zu ermitteln. Weitere Inhalte oder Ihr Name werden nicht übermittelt. Die OpenStreetMap Foundation bearbeitet die Anfrage als eigenständige Verantwortliche. Sie können diese Ortsermittlung jederzeit in der Anwendung unter «Einstellungen» ausschalten. Das Vereinigte Königreich verfügt gemäss Bundesrat über ein angemessenes Datenschutzniveau.

Diese Dienstleister haben ihren Sitz oder Serverstandorte teilweise in den USA oder in anderen Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau im Sinne des DSG. Die Bekanntgabe erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der von der Schweiz anerkannten Standarddatenschutzklauseln bzw. des Swiss-U.S. Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, oder gestützt auf Ihre Einwilligung bzw. die Notwendigkeit zur Vertragserfüllung (Art. 17 DSG).

Darüber hinaus geben wir Personendaten nur bekannt, wenn Sie eingewilligt haben, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, oder wenn dies zur Wahrung unserer Rechte (z. B. gegenüber Behörden oder Gerichten) erforderlich ist. Ein Verkauf Ihrer Daten findet nicht statt.

7. Cookies und Logdaten

Der Dienst verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Technologien (Sitzungs-Cookie für die Anmeldung, Sicherheits-Token, Speicherung der Darstellungseinstellungen). Es werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies eingesetzt. Beim Zugriff auf den Dienst werden technische Protokolldaten (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Browser) erfasst, die der Sicherheit und Fehleranalyse dienen und nach kurzer Zeit gelöscht werden.

Zum Schutz Ihres Kontos führen wir zudem ein Sicherheitsprotokoll über sicherheitsrelevante Ereignisse (Anmeldungen und Fehlversuche, Sperren, Passwort- und E-Mail-Änderungen, Abmelden auf allen Geräten, Exporte, geänderte Einstellungen und Kontolöschungen). Gespeichert werden Zeitpunkt, Art des Ereignisses, E-Mail-Adresse, IP-Adresse und Browserkennung – keine Inhalte und keine Passwörter. Diese Einträge werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht.

8. Aufbewahrung und Löschung

• Konto- und Inhaltsdaten bewahren wir auf, solange Ihr Benutzerkonto besteht.
• Von Ihnen gelöschte Einträge werden in den Papierkorb verschoben und nach 30 Tagen endgültig gelöscht.
• Fragen und Antworten im KI-Chat werden standardmässig nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Unter «Einstellungen» können Sie 24 Stunden, 30 Tage, 90 Tage, 1 Jahr oder unbegrenzt wählen. Für das Abo-Kontingent wird nur die Anzahl der Fragen (ohne Inhalt) gezählt.
• Bei Löschung Ihres Kontos werden Ihre Inhalte und Kontodaten aus den produktiven Systemen entfernt; Sicherungskopien werden nach den technischen Backup-Zyklen überschrieben.
• Vertrags-, Abrechnungs- und Buchhaltungsdaten bewahren wir gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (in der Regel 10 Jahre) auf.
• Wir empfehlen, regelmässig die integrierte Exportfunktion zu nutzen, um eine eigene Sicherungskopie Ihrer Daten zu erstellen.

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen: verschlüsselte Übertragung (TLS), gehashte Passwörter, strikte Zugriffskontrolle (jede Nutzerin und jeder Nutzer sieht ausschliesslich eigene Inhalte), rollenbasierte Administration und regelmässige Sicherungen. Eine absolute Sicherheit der Datenübertragung im Internet kann jedoch nicht garantiert werden.

10. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft darüber, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten (Art. 25 DSG).
• Berichtigung unrichtiger Daten sowie Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung.
• Herausgabe bzw. Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format (Art. 28 DSG) – der Dienst stellt dafür eine integrierte Exportfunktion (HTML, CSV, JSON, Markdown, Originaldateien) zur Verfügung.
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
• Widerspruch gegen bestimmte Datenbearbeitungen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an [email protected]. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen. Zudem haben Sie das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu beschweren.

11. Profiling und automatisierte Einzelentscheidungen

Wir nehmen kein Profiling zu Werbezwecken vor und treffen keine automatisierten Einzelentscheidungen mit rechtlichen Folgen für Sie. Die automatische Analyse Ihrer Inhalte durch KI dient ausschliesslich der von Ihnen gewünschten Funktionalität innerhalb Ihres eigenen Kontos.

12. Minderjährige

Der Dienst richtet sich an Personen ab 18 Jahren. Wir erheben wissentlich keine Daten von Minderjährigen.

13. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Es gilt die jeweils auf digitalbrain.chveröffentlichte Fassung. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie in geeigneter Weise.

Siehe auch: AGB und Impressum.